Af Peter Trudslev, cand. polyt., HD (O), partner i First Consulting ApS

Procesmodeller er et nyttigt værktøj for konsulenter, men faktisk endnu mere for virksomhederne, der med en procesmodel får et værdifuldt overblik over alle deres processer og aktiviteter. Her fortæller vi, hvad en procesmodel er, hvad den kan bruges til, og hvordan man bygger den op.

Forretningsstrategien er den vigtigste, og den skal understøttes

På det seneste har der været en del klummer og artikler, der har prøvet at flytte IT-folkets opmærksomhed fra IT-strategien til sammenhængen mellem forretningsstrategien og IT-strategien. Mantraet har været, 1) at IT-strategien aldring kan ses isoleret fra forretningsstrategien, og 2) at det altid må være forretningsstrategien, der er den overordnede af de to.

Men hvad skal man så gribe og gøre i, når man skal have de to (eller flere) strategier til at hænge sammen? Noget af det første, man kan gøre, er at skaffe sig et overblik over alle virksomhedens processer, så man dels kan udpege dem, der er kritiske for at udmønte forretningsstrategien, dels kan udpege dem, der er nødlidende og endelig kan vurdere, hvilke der kan
IT-understøttes, og hvor godt de er understøttet i dag. Hos First Consulting oplever vi ofte, at der er et relativt godt overblik over enkeltprocesser - måske fordi man har arbejdet med LEAN eller dokumentation af de processer - men at der til gengæld mangler et end-to-end overblik over alle virksomhedens processer. Her kommer procesmodellen ind i billedet.

Hvad kan en procesmodel bruges til?

En procesmodel er et overskueligt værktøj med mange anvendelsesmuligheder. I First Consulting bruger vi den fx til sammen med vores kunder at udpege:

• Delprocesser, der anses for at være missionskritiske for at opfylde forretningsstrategien
• Delprocesser eller aktiviteter, der er nødlidende (det kan fx være processer, 1) hvor der ofte sker fejl, 2) som er unødigt tunge, 3) som er flaskehalse eller 4) er meget omkostningstunge (måske som en følge af de tre andre årsager)
• Delprocesser eller aktiviteter, der skal indgå i en proceseffektivisering
• Delprocesser eller aktiviteter, der skal understøttes (og derfor er med i scope) i et IT-projekt
• Hvor godt delprocesser og aktiviteter er IT-understøttet i dag

Vi plejer at farvekode delprocesser og aktiviteter alt efter, hvilken gruppe de ligger i (missionskritiske, nødlidende, med i scope
etc.), så det er nemt at overskue hele procesmodellen med ét blik.

Men procesmodellen kan bruges til flere - og mere overordnede - formål:

• Den kan bruges i en koncern med datterselskaber og business units til at skabe en fælles, global procesmodel, dvs. indføre en fælles referenceramme og et fælles sprog
• Den skaber et overblik over alle processer og aktiviteter, som kan være svært at opnå på anden måde

Hvad indeholder en procesmodel?

Det er nemmest at forklare, hvad en procesmodel er, hvis man kigger på en, så her er en helt generel procesmodel for en
produktionsvirksomhed:

Her er et lidt mindre udsnit, så teksten er nemmere at læse:

En procesmodel tager udgangspunkt i virksomhedens værdikæde - herfra får man hovedprocesserne (de operationelle processer). For hver hovedproces vil der være et antal delprocesser - typisk mellem tre og otte, maksimalt ti, da overblikket ellers går tabt.

Fordi vi tager udgangspunkt i virksomhedens værdikæde, som er noget alle virksomheder har, kan procesmodeller bruges i alle typer af virksomheder uanset branche og ejerforhold: Servicevirksomheder og produktionsvirksomheder, offentlige såvel som private.

Allerede når vi har delprocesserne på plads, kan vi bruge procesmodellen til noget, nemlig at give hver delproces en procesejer, fastsætte KPI’er for processen etc.

Næste skridt i at bygge procesmodellen er at tilføje aktiviteter under hver delproces, så vi får det fulde billede af, hvad hver
hovedproces og delproces indeholder.

Så kan nogle af procesmodellens felter fx komme til at se sådan ud – aktiviteterne er skrevet med almindelig skrift, mens delprocessens navn står med fed:

Når vi sætter aktiviteterne på, er det vigtigt at gøre sig klart, at vi beskriver, hvad aktiviteten består i – dvs. hvad man gør, ikke hvordan man gør det. Det giver faktisk procesmodellerne en stor robusthed, for selv om virksomheden skulle skifte organisation og arbejdsmåder, vil hovedprocesserne, delprocesserne og aktiviteterne typisk være de samme – de vil blot være
forankret et andet sted i virksomheden og blive udført lidt anderledes. Man kan sige, at organisationer forgår, men processer består!

Samtidig med procesmodellen for virksomhedens hovedprocesser udarbejder vi normalt en procesmodel efter præcis samme opskrift for støtteprocesserne – som kan være fx ledelse, IT, økonomi, HR, bygningsdrift, intern service osv.

For de fleste mindre og mellemstore virksomheder kan procesmodellen bygges op på 1 dag. Vi gør det sammen med virksomhedens nøglemedarbejdere på 2-4 workshops i løbet af dagen.